Banyak perusahaan fokus menghitung biaya pembelian barang, produksi, dan operasional gudang. Namun, ada satu biaya yang sering luput diperhatikan: biaya distribusi.
Padahal, ketika barang harus berpindah dari gudang menuju customer, distributor, cabang, atau lokasi proyek, berbagai biaya mulai berjalan. Bahan bakar, tol, kendaraan, pengemudi, waktu perjalanan, hingga biaya akibat keterlambatan semuanya dapat memengaruhi margin bisnis.
Masalahnya, distribusi yang tidak efisien tidak selalu terlihat sebagai satu tagihan besar. Kerugiannya sering muncul sedikit demi sedikit dari banyak perjalanan yang tidak optimal.
1. Rute Tidak Direncanakan dengan Baik
Truk yang menempuh jarak lebih jauh berarti membutuhkan lebih banyak waktu dan bahan bakar. Jika kondisi tersebut terjadi berulang kali, selisih biaya dapat menjadi signifikan.
Rute juga tidak hanya soal jarak terpendek. Kondisi jalan, pembatasan kendaraan, kepadatan lalu lintas, akses lokasi, hingga waktu pengiriman perlu diperhitungkan.
Karena itu, perusahaan perlu melihat distribusi sebagai proses yang harus direncanakan, bukan sekadar mencari kendaraan ketika barang sudah siap dikirim.
2. Truk Berjalan Tanpa Muatan Optimal
Salah satu sumber inefisiensi adalah kendaraan yang berangkat dengan kapasitas yang belum dimanfaatkan secara optimal.
Bayangkan perusahaan membayar satu perjalanan truk, tetapi hanya sebagian kecil kapasitas yang digunakan. Biaya kendaraan, pengemudi, bahan bakar, dan tol tetap berjalan.
Sebaliknya, memaksakan terlalu banyak barang ke satu kendaraan juga bukan solusi. Jenis armada harus disesuaikan dengan volume, berat, dimensi, karakteristik barang, serta kondisi perjalanan.
Artinya, efisiensi bukan berarti selalu menggunakan truk terbesar. Efisiensi berarti menggunakan armada yang sesuai kebutuhan.
3. Empty Miles Membuat Biaya Semakin Tinggi
Pernah melihat truk kembali tanpa membawa muatan?
Kondisi tersebut dikenal sebagai empty miles, yaitu jarak yang ditempuh kendaraan tanpa muatan produktif.
Semakin tinggi perjalanan kosong, semakin rendah produktivitas kendaraan. Perusahaan tetap mengeluarkan biaya perjalanan, tetapi tidak mendapatkan nilai angkut dari perjalanan tersebut.
Karena itu, perencanaan perjalanan dan pengelolaan armada menjadi penting untuk mencari peluang mengurangi perjalanan kosong.
4. Keterlambatan Bisa Menjadi Biaya Tambahan
Distribusi tidak efisien bukan hanya membuat biaya transportasi meningkat. Keterlambatan juga dapat menimbulkan dampak lanjutan.
Barang yang terlambat tiba dapat mengganggu jadwal produksi, distribusi ke customer, pekerjaan proyek, atau ketersediaan stok di cabang.
Dalam kondisi tertentu, perusahaan bahkan harus mengeluarkan biaya tambahan untuk mengejar keterlambatan, seperti pengiriman ulang, perubahan jadwal, atau penggunaan moda transportasi lain.
Jadi, waktu dalam distribusi juga memiliki nilai ekonomi.
5. Armada Tidak Terpantau dengan Baik
Bagaimana perusahaan mengetahui posisi truk yang sedang membawa barang?
Jika informasi perjalanan hanya mengandalkan komunikasi manual, tim operasional dapat kesulitan mengetahui kondisi aktual di lapangan.
Di sinilah sistem monitoring dan Transportation Management System (TMS) dapat membantu.
Dengan visibilitas perjalanan, perusahaan dapat memperoleh informasi yang lebih terstruktur mengenai pergerakan armada dan proses pengiriman. Informasi tersebut kemudian dapat digunakan untuk koordinasi dan evaluasi operasional.
6. Biaya Kecil yang Terjadi Berulang Kali
Kerugian distribusi sering bukan berasal dari satu masalah besar.
Contohnya:
- Rute terlalu panjang.
- Waktu tunggu kendaraan tinggi.
- Kendaraan kembali tanpa muatan.
- Pengiriman tidak sesuai jadwal.
- Kapasitas kendaraan tidak optimal.
- Jadwal perjalanan tidak terkoordinasi.
- Informasi posisi kendaraan terlambat diterima.
Masing-masing mungkin terlihat kecil. Namun, jika terjadi setiap hari dan pada banyak kendaraan, akumulasinya dapat memengaruhi biaya distribusi secara keseluruhan.
Jangan Hanya Menghitung Harga Sewa Truk
Ketika memilih jasa trucking, perusahaan sering membandingkan harga per perjalanan.
Padahal, harga perjalanan bukan satu-satunya indikator biaya.
Perusahaan juga perlu mempertimbangkan:
Biaya transportasi + waktu perjalanan + produktivitas armada + risiko keterlambatan + biaya operasional tambahan.
Harga yang lebih rendah di awal belum tentu menghasilkan biaya distribusi yang lebih rendah apabila perjalanan sering terlambat atau tidak terkontrol.
Sebaliknya, sistem distribusi yang lebih terencana dapat membantu perusahaan mendapatkan gambaran biaya yang lebih jelas.
Bagaimana Teknologi Membantu Distribusi?
Teknologi tidak otomatis membuat distribusi efisien. Namun, teknologi dapat memberikan data yang dibutuhkan untuk mengelola perjalanan dengan lebih baik.
TMS dapat membantu mengelola informasi perjalanan, sementara monitoring armada memberikan visibilitas terhadap posisi kendaraan.
Dengan data tersebut, perusahaan dapat melakukan evaluasi seperti:
- Rute mana yang sering mengalami keterlambatan?
- Berapa banyak perjalanan yang kembali kosong?
- Armada mana yang paling produktif?
- Berapa lama kendaraan menunggu?
- Apakah waktu perjalanan sesuai perencanaan?
Dari sinilah perusahaan dapat menemukan titik pemborosan yang sebelumnya sulit terlihat.
Distribusi Efisien Dimulai dari Perencanaan
Distribusi bukan sekadar aktivitas memindahkan barang dari titik A ke titik B.
Ada armada yang harus dipilih. Ada rute yang harus direncanakan. Ada jadwal yang harus dikoordinasikan. Ada pengemudi dan kendaraan yang harus dipastikan siap. Bahkan setelah truk berangkat, perjalanan tetap perlu dipantau.
Karena itu, perusahaan yang ingin mengendalikan biaya distribusi perlu melihat seluruh proses secara menyeluruh.
Fastruck Membantu Perusahaan Mengelola Distribusi
Fastruck menyediakan layanan trucking dan distribusi dengan pilihan armada yang disesuaikan dengan kebutuhan pengiriman. Operasional didukung Transportation Management System (TMS) dan monitoring perjalanan untuk membantu meningkatkan visibilitas proses distribusi.
Dengan pendekatan tersebut, perusahaan dapat mendiskusikan kebutuhan pengiriman terlebih dahulu, kemudian menentukan armada dan solusi yang sesuai.
Pada akhirnya, efisiensi distribusi bukan hanya tentang mencari harga transportasi yang murah.
Yang lebih penting adalah memastikan setiap perjalanan menghasilkan produktivitas yang sepadan dengan biaya yang dikeluarkan.
Karena ketika rute, armada, waktu, dan informasi dikelola dengan lebih baik, perusahaan memiliki peluang untuk mengurangi pemborosan dan membuat distribusi menjadi bagian yang lebih terkontrol dari keseluruhan operasional bisnis.
Fasdeli Group
Fasdeli Group — solusi bagi kebutuhan bisnis Anda untuk mendukung proses logistik, fulfillment, impor, keuangan, dan pengiriman lintas negara.
Fastruck — jasa truk logistik
Faspoint — jasa fulfillment
Genco — jasa impor FCL dan kepabeanan
Harvest Indoexpress — jasa impor & freight forwarding
Fasremit — layanan pengiriman uang antarnegara
Fasdana — layanan pembiayaan impor
